Vérification interne des marchés et de l’approvisionnement - CARTE

1. IAC devrait élaborer des documents de formation et d’orientation à l’intention des employés sur les processus d’approvisionnement, incluant des listes de vérification, pour déterminer les besoins, ainsi qu’une documentation en appui pour les approvisionnements concurrentiels et non concurrentiels afin d’aider les employés à mieux comprendre ces processus et de garantir l’uniformité de chacun des approvisionnements (priorité moyenne).

IAC poursuivra l’élaboration des documents d’orientation et des listes de vérification :

Jalons prévus et produits livrables :

1. Au T1 de 2022 2023, IAC produira des listes de vérification et des documents d’orientation visant à simplifier le processus d’approvisionnement pour les employés d’IAC.
2. Au T2 de 2022 2023, IAC offrira une formation dans toutes les unités d’IAC.

2. Même s’il existe une déclaration en cas de conflit d’intérêts dans le contexte des approvisionnements concurrentiels, IAC devrait instaurer un processus similaire de déclaration de conflits d’intérêts et de validation à l’intention des employés et faisant partie de toutes les activités et demandes d’approvisionnement. Par exemple, IAC devrait déterminer si le système Salesforce lui permet de mener une vérification des conflits d’intérêts et de les documenter dans le cadre d’une demande d’approvisionnement initiale (priorité élevée).

IAC a créé un mécanisme de validation des CI dans le module des approvisionnements de Salesforce :

Mesures exécutées – Jalons et produits livrables :

1. En janvier 2022, IAC a élaboré et mis en œuvre une Déclaration des conflits d’intérêts qui étayera toutes les activités ou demandes d’approvisionnement d’IAC afin d’atténuer les risques potentiels.
2. Le 26 janvier 2022, les Services juridiques d’AMC ont produit un avis juridique. Les commentaires ont été intégrés à la version finale du gabarit.
3. Le gabarit sera présenté lors de la réunion du comité de vérification du 21 février.

3. Au fur et à mesure qu’évolue la fonction de gestion des approvisionnements d’IAC, il faudrait explorer la possibilité de simplifier la gestion de l’information pour réaliser des gains en efficacité et limiter les erreurs et incohérences. Par exemple, IAC pourrait recourir à un seul système ou outil, comme Salesforce, pour gérer l’information sur les approvisionnements et les données connexes, du dépôt de la demande d’approvisionnement jusqu’à la conclusion de l’achat, ou à un système qui peut assurer un suivi des approvisionnements tout au long de leur cycle de vie, comme Bonfire (priorité faible).

Intégrer les systèmes d’approvisionnement au système Salesforce.

Jalons prévus et produits livrables :

1. Au T1 de 2022 2023, IAC examinera des options pour intégrer les données dans un seul système couvrant le cycle de vie complet des activités d’approvisionnement.
2. Les Services intégrés élaboreront une liste des besoins.
3. Les Services d’information évalueront les fonctions requises et les mettront en œuvre.